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西安地鐵運營分公司物資部2010年3月份成立, 2010年11月份搬至渭河車輛段。前期, 由于物資部人員少, 各部物資需求緊急, 且部門對需求信息描述不清等因素, 導致物資部前期工作困難重重。為保障供應, 確保開通, 物資部全體人員齊心協力, 全力以赴, 加班加點, 在物資部領導的正確領導下, 較為圓滿地完成了運營開通前、后物資供應工作。為西安首條地鐵的綜合聯調、順利開通、平安運營作好了物資保障。

但物資管理工作不僅是保障供應, 它是對本企業所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制, 包括物資計劃制訂、物資采購和物資倉儲管理等幾個重要內容, 其中物資倉儲管理又包括物資的驗收、出入庫、物資存放保管、賬目、盤點等環節。這些環節環環相扣、相互影響, 任何一個環節出現問題, 都將對企業的物資供應造成不良影響。本文就根據兄弟地鐵公司的倉儲管理經驗, 結合自身實踐, 針對倉儲管理各環節出現的問題, 從兩個方面對倉儲管理工作進行分析思考。

計劃從倉庫布局規劃、人員配備、信息化管理等五個方面來具體介紹。

渭河車輛段設物資總庫一座, 具體包括立庫、平庫區、工建料棚、雜品庫和材料堆場。倉庫功能設置基本合理。

存在問題:

(1) 倉庫布局過于分散, 既不便于日常安全管理, 又導致物資出入庫作業場所過于分散, 增加人員工作量。

(2) 立庫控制室布局非常不合理, 監控室未能正對立庫巷道。在立庫作業時不能實時監控堆垛機作業狀態, 存在安全隱患。

(3) 平庫區無水管及排水設計, 造成庫內衛生清潔用水非常不便。

(4) 平庫區屋頂設計過低, 配置天車無法正常使用。

(5) 平庫區未設計有效地降溫排風系統, 夏季庫內氣溫非常高, 不便于物資有效科學存放。

存在問題:

(1) 現有庫管員均無物資管理相關專業教育經歷, 嚴重缺乏物資管理從業經驗, 且人員不穩定, 變動頻繁, 為倉儲工作連續開展造成了很大困難。

(2) 在運營籌備階段, 人員嚴重不足, 而在運營籌備期物資出入庫作業量是非常大的。由于倉儲工作具有非常強的連續性, 這就會為后續倉庫工作留下一定的隱患。

(3) 運營開通前倉庫物資吞吐量非常大, 資產管理系統一直未能投入使用, 倉儲作業一直處于全手工狀態。庫管人員的工作疲于應付, 根本無暇做其它事情。

(4) 各生產部門材料人員亦是頻繁變動, 給倉庫管理造成了很多不利因素。

目前倉庫管理沒有倉庫管理系統軟件支持, 所有出入庫數據、庫存數據分析全靠人工來完成, 工作量超大。前期分公司雖已開發了資產管理系統, 但未經有效測試, 問題較多, 根本不能滿足目前倉庫管理需要。現代物資管理根本無從談起。

存在問題:

(1) 由于缺乏有效的物資管理系統, 致使物資信息不能及時傳遞, 庫存信息不能實現共享。

(2) 計劃的準確性控制、庫存成本控制等工作都不能有效落實。

(3) 倉庫管理效率低下, 賬務管理人員工作量較大, 且容易出錯。

(4) 倉庫統計工作量較大, 且易出現統計差錯。

(5) 成本控制、消耗分析都無從作起。

(6) 不能有效發揮管理系統的系統控制功能, 使物資管理存在較多人為操作因素, 也不利客觀、公正。

(7) 計劃、采購和倉儲數據缺乏連續傳遞, 三個口數據相互失去控制, 造成數據統計不一致, 各執一辭。

首先, 計劃準確性較差, 部分物資規格型號不一致。

(1) 各部門提報需求計劃不規范、不嚴謹, 存在一定隨意性, 致使計劃準確性較差, 反映到倉庫則顯示為送貨信息與需求計劃信息不一致, 致使倉庫日常管理異常被動, 困難重重。

(2) 物資目錄未正式啟用, 同種物資存在多個名稱, 且規格、計量單位不統一, 給倉儲管理增加較大工作量。

其次, 供貨商管理還有待加強。

(1) 部分供貨商在送貨時對于送貨單據隨意填寫, 造成送貨單、采購訂單和協議信息不一致, 經常延誤交貨時間。

(2) 所供物資未加貼標簽, 供貨商送貨不能提前預約, 送貨缺乏計劃性。

(3) 供貨商未有效實現專業分類, 造成常規通用物資多達數家同時供應, 既不符合采購規律, 同時也給倉庫管理增加了難度。

(4) 前期供貨商發票開具很不及時, 造成倉庫賬務管理困難重重。

(5) 部分供貨商專業知識欠缺, 缺乏對所供物資的了解, 造成送貨時易出差錯。

再次, 需求部門緊急需求物資較多, 造成各種手續不全。

前期為了保障二號線如期開通、平安運營, 物資供應保障放在首位, 這樣一方面造成先送貨, 后補簽協議訂單, 有違正常送貨流程, 造成出入庫單頻繁更換, 給倉庫無端增加了很多重復工作;另一方面到貨時間缺乏計劃性, 送貨過于集中, 對于倉庫收發貨造成很大壓力。

對于生產部門緊急需求物資, 為保使用, 一般都是先發物資后補手續, 存在單據丟失遺漏現象。

(1) 2012年以前財務部要求物資統計是以該物資是否完成報銷作為統計口徑。報銷相關憑證要求完全一致, 而供應商層次不齊, 原始送貨單與后開發票、清單存在諸多出入, 造成大量出入庫單返單, 也是制約報銷進度的一個重要因素, 造成倉庫人力物力的大量浪費。

(2) 與生產部門接口。

a.驗收不能及時配合, 造成到貨物資延遲入庫。

b.驗收入庫物資不能及時領取。

c.需求計劃提報與領料人員非一人, 易造成物資到貨后而延遲領取, 甚至影響生產。究其原因是領料人員不知道該物資是否屬于其部門 (車間) 提報。

(3) 物資儲存保管方面。

a.已辦完出庫手續物資與庫存物資未分開存放, 盤點時易造成誤盤。

b.個別庫存物資因發生化學反應而變質, 倉庫無相關記錄。

c.物資存放未執行五五化、三線化等要求。物資擺放未考慮物資輕重、出入庫頻率等要素。

(4) 物資出庫方面。

a.實物發放出現差錯, 規格相近物資發混。

b.存在白條出庫現象, 這是制度所不允許的。且盤點前未對借條進行有效清理。造成盤點數據混亂。

c.部分同類物資存放分散, 存在漏盤現象。

d.同樣物資存在多種名稱且不屬于一個物資類別, 致庫管員在發貨時出現差錯。做賬人員在下賬時易出現差錯。

e.對于因緊急需求出庫物資不按規定程序辦理。存在個別物資出庫無任何記錄。

f.相近物資發放不能嚴格執行領料出庫單, 造成相近物資此多彼少現象。在盤點時就會形成盤混現象。

g.物資發放未嚴格執行先進先出原則。

(5) 倉庫臺賬管理方面。

a.庫存物資標識卡填寫不規范, 主要表現為:驗收合格物資未及時填寫標識卡;物資存在出入庫動態未對標識卡即時進行更新, 這樣在盤點時就會發現很多物資卡存數與實物數不一致, 延誤盤點時間;填寫不規范, 隨意涂改, 字跡潦草。且庫存為零的標識卡隨意亂丟。

b.倉庫管理臺賬填寫不規范。主要表現在:埴寫內容不完整、書寫潦草、不能即時記錄等。

c.自驗物資送貨清單未簽署驗收意見。

d.單據傳遞雖有流程, 但在執行過程存在問題:表現在部分單據傳遞無簽認、領料出庫單未執行完畢單據不能及時返單。

(1) 深入開展規章制度的貫徹執行力度, 要對倉庫的標準化作業進行有效落實, 崗位包干、職責到人。

第一, 要求倉庫日常工作必須嚴格依照《物資倉庫管理制度》、《倉庫安全管理制度》、《備品備件管理辦法》、《倉庫安全管理預防措施和應急預案》和《物資部工作接口規定》。

第二, 通過流程梳理, 將各項工作分解劃分, 清晰確定人員、職責范圍, 流程交接有明確的手續證明。將工作區域分區專人負責, 責任要求落實到個人。

意義:每一個部門不可避免的會出現一顆“老鼠屎”, “老鼠屎”其實不可怕, 可怕的是將污染到整個部門環境。通過明確的責任劃分, 及時發現這顆老鼠屎, 同時也能分清自律性強的員工, 不至于出現問題打倒一片, 挫傷員工的積極性。

(2) 規范臺賬、記錄管理。明確倉庫管理臺賬、記錄清單, 具體可分為賬務管理、倉庫日常管理、倉庫設備設施管理、倉庫安全管理和單據移交簽認等五方面的臺賬、記錄。臺賬、記錄填寫要求明確到個人, 是否按時按規定填寫將納入個人月度量化考核。

(3) 加大倉庫工作考核 (KPI) 力度, 真正實現月度量化考核與工作水平、能力、態度相掛鉤。在部門人員持續增加的情況下, 績效考核有助于主管人員約束人員工作、操作行為, 考核內容應以實用為主。

具體考核內容、及要求:

a.倉庫責任區現場環境考核。

b.以工作效率為要求對工作質量 (差錯率) 、任務量 (工作完成量、工作時間量等) 量化考核。

c.從工作精神面貌、協作性、工作態度、工作流轉交接方面進行考核。

d.從公司行政制度、紀律方面考核。

上面四項, 主要以前兩項為主, 后兩項為輔, 此外在考核中, 盡量減少主觀上的評斷, 主要以數據為考核依據, 這樣才能讓考核不流于形式, 部門人員更加注重考核內容。

(4) 明確倉庫作業的關鍵點, 并采取有效措施對關鍵點進行卡控。如驗收過程、發放過程、倉庫安全管理、倉庫危險源等;

(5) 考慮庫管人員工作輪換:目前初步考慮按季度對庫管員負責物資類別進行輪換。

目的為:A、使人員熟悉庫房的整個操作環節, 增加各環節的配合能力。B、為應付突發的工作量增加、人員危機, 能及時調配人員, 被調人員能及時進入新崗位角色。C、倉庫管理是一種比較繁瑣沉悶的工作, 適度輪換, 可改變員工作環境, 能增加員工的新鮮感, 增強員工求知欲。

(6) 日常必須開展動態盤點工作。動態盤點即指對于前一天有出入庫動態的物資要求庫管員在第二個工作日進行詳細盤點, 這樣就能及時發現問題并予以解決。

(7) 為了避免倉庫管理問題不能及時暴露, 嘗試月度交換盤點。

(8) 要求人員請假前后工作必須有交接, 并編制人員補位規定。

(9) 制訂倉儲人員培養計劃, 內容應包括部門統一業務培訓、個人提供自學計劃、送外培訓、一對一結對子等。

(10) 一定要提前做好新線人員儲備。

(11) 穩定高效地倉庫管理系統盡快投入使用。

(12) 進一步明確倉儲作業內外部接口, 并形成有章可循的具體規定。

(13) 加強供應商管理, 完善供應商到貨物資驗收環節, 避免物資驗收存在漏洞。

(14) 新線介入工作倉儲人員應提早參與。早介入才能早發現問題, 避免形成定局而無從修改, 造成不必要的麻煩。如對于倉庫布局規劃、功能區域劃分、設施設備配置等方面, 更需要提早介入, 設計單位應征求使用單位的意見。

倉庫工作是一個系統工程, 具有非常強的連續性, 也是一個要求非常嚴肅的工作, 來不得半點馬虎。對于新成立的倉庫來說, 前期存在一些問題是再所難免的, 通過以上問題分析及有效整改措施, 倉庫管理水平定會再上臺階的。