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石油物資倉儲部門作為重要的質量關口, 所入庫物資的質量直接影響到油田生產建設的工作質量。因此, 進一步加強物資入庫驗收管理, 把好物資的準入關, 從源頭上杜絕不合格物資進入庫房, 是物資倉儲部門的核心任務, 那么, 當前物資驗收過程中存在哪些問題, 如何加強入庫驗收管理呢?

物資入庫驗收工作關系到國家物資財產的安全和企業切身的經濟利害關系。

物資入庫驗收直接關系到供貨方、承運方與倉儲部門的經濟責任和經濟利益。通過驗收, 將數量不足、規格不符、配套不全、質量不合格等情況做好詳細記錄, 分清責任, 可以據此向有關責任單位提出換貨、退貨、拒付或索賠, 以維護本單位的利益不受損失。

因為入庫物資經過長途運輸和多次裝卸搬運后, 物資的包裝很容易破壞, 化工產品、儀器儀表等物資更容易受損, 致使影響物資的最后使用價值。若是物資在入庫時質量不合格, 既使后期再加強保養, 也無法使物資質量達標。

通過驗收員對物資進行認真細致的驗收, 對不合格物資進行拒收或返廠整改, 只有物資質量不斷地改進, 才能滿足用戶的需求, 達到準入的最終目的。

由此可見, 把好物資入庫驗收關是非常重要的, 任何的疏忽或大意, 都會給以后的保管、發放工作帶來困難, 并對單位造成一定的損失。

物資驗收作業一般按照驗收準備、核對證件、檢查實物、填寫記錄、問題處理、制單登帳、堆碼就位、建卡建檔的程序進行。

2.1 驗收準備

為保證入庫驗收工作及時而準確地進行, 提高驗收效率, 在驗收前必須做以下準備工作:

2.1.1 根據物資的性質、形狀、數量, 確定存放的地點位置、堆碼垛形和保管方法。

2.1.2 準備好堆碼、苫墊材料, 準備裝卸、搬運所需的設備、機具、人力, 對特殊物資還必須準備防護措施。

2.1.3 準備檢測工具和計量器具, 并校對準確。

2.1.4 收集和熟悉驗收憑證、單據和有關資料。

2.2 核對證件

所謂核對證件就是將供貨單位提供的質量證明書、合格證、發貨明細表等證件, 與業務主管部門或存貨單位提供的入庫通知單和訂貨合同進行核實、查對, 相符后, 才能進行實物驗收。

物資入庫驗收中必須核對的有關證件和憑證具體有:

2.1.1業務主管部門或存貨單位提供的入庫通知單、訂貨合同或協議書等。

2.1.2供貨單位提供的質量證明書、合格證、產品使用說明書、裝箱單、磅碼單、發貨明細表等。

2.1.3承運部門提供的運單、提運通知單等。

2.3 檢驗實物

檢驗實物是指收貨單在具備驗收條件后, 按照一定的程序和手續, 對入庫物資進行數量和質量檢查的過程。

2.3.1 數量檢驗。數量檢驗是保證物資數量準確所不可缺少的步驟, 它是核對到庫物資的品名、規格、型號、件數、重量、長度等與入庫通知單、運單、發貨明細表等資料是否相符的一項工作。

2.3.2 質量驗收。一般分為外觀質量檢驗和內在質量檢驗。外觀質量檢驗是指驗收員物資表面有無水漬、潮濕、發霉、溶化、老化、生銹、異味、變質、變色、損傷等異狀以及尺寸偏差等缺陷。對于金屬材料還要檢查表面裂紋、結疤等外觀質量缺陷。

2.4 物資驗收記錄及管理

2.5 物資入庫手續及建卡建檔工作。

3.1 驗收程序多, 內容繁雜, 管理辦法、規定不便于驗收員記憶和操作。

3.2 驗收員責任不明確。

3.3 監督考核只重視懲治性的事后監督, 而忽視防范性的事前事中監督。

針對物資入庫驗收程序多、內容多, 不方便保管員記憶的問題, 組織業務骨干, 在保證驗收效果的前提下, 對驗收工作進一步優化。

在對各類驗收管理規定高度概括的基礎上, 提煉出“八看八注意”驗收方法。“八看”即:一看到庫物資名稱規格型號與合同條款是否一致, 二看物資生產廠家與合同標注是否一致, 三看物資執行標準與合同標注是否一致, 四看物資包裝標識是否符合要求, 五看到貨物資有無產品合格證, 六看物資生產日期及保質期標注是否清楚, 七看物資內外質量是否合格, 八看定量包裝物資是否缺斤短兩。“八注意”即:一要注意執行供應商寄售合同首批入庫率是否符合規定, 二要注意物資的儲備定額是否達到標準, 三要注意堅持先進先出的發料原則, 四要注意一進一出的物資是否合規, 五要注意杜絕先用料后補辦手續或不見料辦理手續等違規現象, 六要注意拒收、退料手續是否齊全, 七要注意單據、印章管理是否到位, 八要注意入庫物資的基礎資料是否達到質量體系標準要求。將繁雜的物資驗收規定提煉成瑯瑯上口的幾句話, 使驗收標準變得簡單易于操作。

為了進一步防止儀器儀表、石油專用工具等物資出現以次充好的現象, 在庫房內建立樣品區, 以優質生產廠家、質量過硬的產品為該庫存放物資的比對樣品, 要求保管員在物資入庫前, 嚴格對照樣品、合同條款進行質量對比檢驗。樣品區的建立, 為驗收員提供了驗收把關的標尺, 使物資的驗收工作變得更加直觀、客觀, 同時也方便了用戶對所用產品質量的比較, 進一步增加了在庫物資質量的透明度, 促進了物資質量的現場監督。

對驗收員進行統一編號, 在驗收過程中, 驗收員不僅要對每一項到貨物資的入庫數量進行逐一清點, 進一步核對送貨清單, 而且按照一定的抽檢比例, 對物資的外觀質量、標志標識、隨行資料、配件、包裝等5個方面的質量抽檢, 并如實填寫《物資入庫外觀驗收卡》, 注明驗收員編號, 隨貨同行, 方便質量追溯, 可進一步增強驗收員的履職盡責意識, 保證驗收工作的效果。

對驗收員加強《產品質量法》、《計量法》、《標準化法》等有關法律法規以及《物資質量管理責任追究辦法》等相關規章制度的培訓學習, 同時仔細講解每項物資驗收注意事項, 進一步提高驗收員的質量意識和崗位責任意識, 增強驗收識別能力。一是實行技能交流結對子, 發揮老員工工作經驗豐富、業務水平高, 年輕員工善于操作電腦的優勢, 以“導師帶徒”、“一對一”、“一對多”技能交流結對子的形式, 讓每個人都來當師傅、傳絕活兒, 延長知識技能“短板”, 促進保管員共同學習, 整體提高。二是設立了崗位練兵臺, 創建“崗位課堂”, 鼓勵職工利用業余時間, 進一步提高業務技能。三是采取以考促學、以賽代練的方式, 組織班組技術對抗賽、青年擂臺賽、倉庫保管工技術比武, 提高保管員業務技能和綜合素質。四是開展內部培訓。針對日常工作中存在的薄弱環節, 組織業務骨干、技術帶頭人對保管員進行有針對性的培訓, 進一步提高處理日常業務的能力。

一是推行分庫自查、物資管理部門專項檢查、總庫集中檢查的“三查”運行機制, 通過隨機檢查和業務倒查的方式, 物資驗收工作的執行情況進行監督檢查, 針對查出的問題, 落實責任人, 逐項整改, 同時制定有針對性的防范措施, 并納入員工績效考核。二是實行總庫承包分庫, 分庫承包班組的形式, 對各班組驗收工作進行日常巡查, 發現問題立即整改, 促進驗收工作的順利進行, 保證驗收質量。三是對個別重要物資, 可組織供應商寫出書面承諾, 嚴禁出現以次充好的現象, 一旦發現將給予一定的處罰, 或上報管理部門停止其物資準入, 以確保入庫物資的質量。

對于閥門等油田重點治理物資, 除了按照驗收規定對物資的標志標識、外觀質量進行全方位驗收外, 我們還對每一只閥門唯一的質量檢驗鋼號進行驗收。同時在物資發出時, 在發料憑證上注明每一只發出閥門相對應的質量檢驗鋼號 (身份證號) , 對物資進行永久質量跟蹤。