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供電企業架構的特點是按行政區域設立公司式的單位, 如省分公司管市級供電企業, 地市級供電企業按所管地域設立直屬企業, 市局下轄有多個區縣局, 最基層的是供電所, 主要設備材料省網公司物資部門統一采購, 各供電局及各供電所都設有倉庫保管所有物資, 一個地級局各類倉庫多的有100個, 少的也有50多個, 各地管理水平及倉管人員素質參差不齊, 每年年終檢查都發現帳物卡不符、物資堆放堆零亂等問題, 倉庫管理成了大難題。

因此, 物流系統內推行ISO9000質量管理體系認證是針對倉庫管理存在的問題做出的決定, 也是為實現高水平物流服務的重大舉措。為此08年初開始部署這項工作, 決定分階段推行, 先在本部及下屬部份縣區局實施, 下一步全面推進。針對物流當時倉儲管理上的不足, 把帳物卡相符第一年正確率98%, 第二年達100%定為質量目標之一;目的是通過實施質量管理體系規范工作程序, 預防不合格服務的發生, 持續改進不斷提升企業物流的管理水平。

讓ISO質量體系方針和目標的生根落地, 全員參與體系文件的修編, 提高體系認知度;加大培訓力度, 提高全員業務素質, 真正實現全員參與;提高倉儲的軟硬件, 改造推行一體化的物資信息管理系統, 規范倉庫物資管理操作流程;利用體系評審找差距、多總結、促提高。

動員全企業物流管理人員包括倉管人員參與質量體系文件的編寫, 以提高物流人員對質量體系的認識。物流中心服務于全局所有部門, 需要全體物流人員共同努力才能提供到優質的物流服務, 只有熟悉質量體系, 才能積極參與其中。在相關體系專家的指引下編寫本部門實施的質量文件本身就是一個很好的學習和熟悉過程, 效果顯著。通過集中編寫質量體系文件, 提高全體物資管理人員參與體系的積極性, 發揮了全體人員的智慧, 讓體系程序控制及作業文件可操作性更高, 更接地氣。編寫體系文件集中了全企業物流管理人員共20多人, 用了10天就完成并通過初審, 參與體系文件編寫的管理人員后來成了體系推行的主要骨干或體系內審員。

實施ISO質量體系目的是改進目前工作中的不足。我們針對倉庫管理存在的帳實不符、出入庫手續不全、物資質量驗收把關不嚴等問題, 結合本單位治企理念及上級新的管理要求, 提出以ISO9000質量管理體系推行作物流管理工作的行為標準, 倉庫日常所有工作都嚴格按體系所制定的操作程序開展。為了讓倉儲日常工作不但能按體系程序進行, 且更具可操作性和高效性, 體系實施過程中不斷收集所出現的與實際工作相悖問題, 并馬上制定整改措施, 充分確保體系的持續適應性、有效性。

質量體系方針目標的貫徹落實, 人員素質至關重要, 只有全員業務素質提升了, 才能提高質量體系的執行力。為達到這提高倉管人員業務素質的目標, 利于體系的推行, 我們注重四方面培訓。

為了讓所有員工真正明白體系對工作的幫助, 有效地解決以往存在的倉儲作業的不規范行為, 消除帳物卡不符的現象, 逐步消除審計風險。定期舉辦ISO質量體系知識及作業文件培訓, 以提問式互動學習, 在及時解答所有參與體系實施人員的疑難問題同時也提高了參與者的認知程度。

體系知識培訓本是體系員工年度培訓計劃之一, 通過培訓全體員工都具備所從事工作必須的能力 (資格) , 同時意識到每一個崗位的工作對于實現質量目標的重要性;意識到應積極尋求工作質量的改進。除了嚴格執行每季度一次的體系年度培訓計劃外, 體系重大事項及重要文件發布也集中進行相關培訓, 年培訓量達700多人次, 對倉庫管理員的培訓更是加碼, 人均年培訓次數達每月一次, 這些培訓對日后工作產生了深遠影響。

為了讓每個倉庫管理員勝任本職工作, 持續開展了倉庫管理崗位技能培訓。在實施ISO認證前已對本企業100多名倉庫管理員 (包括兼職的) 分兩期進行了中級倉管員崗位技能考證培訓, 體系實施后更進行了高級倉庫管理員技能培訓, 讓所有倉庫管理員都通過考試獲得勞社部發的高級倉管員技能三級職業資格證書。為了使本項培訓覆蓋面達100%, 改制后對新上崗的倉庫也進行了開班培訓, 前后共開辦了5期倉管員技能培訓班, 共有185人取得職業資格證書, 這些證書成了后來倉庫管理人員上崗證書, 讓員工在培訓中得到實惠。

為了讓物流部門管理人員都具備物流管理職業資格, 達到體系對崗位的要求, 從07年開始先后組織了150人參加的助理物流師技能培訓, 雖是面向管理人員, 但大部份倉管員報名參加了, 經過兩年的培訓考試, 有120人獲得了物流管理技能職業資格證書, 其中倉庫管理員有90人也取得了證書, 具備了物流勞動技能高級工資格。

除了不間斷進行業務提升培訓, 其它方面培訓不遺余力。主要有新物資信息管理系統使用操作培訓, 倉儲及現場裝卸作業安全培訓, 電力物資保管及質量檢驗基本知識培訓, 消防安全知識培訓, 包括裝卸機械操作技能持證上崗培訓, 這些有針對性的培訓工作有效提高了倉庫管理的操作技能, 日常工作做得有板有眼、有依有據。

一連串的業務技能培訓, 讓企業倉庫管理人員的素質得到迅速提高, 大大幫助了質量體系的開展, 體系運作持續順暢, 做到人人持證上崗, 倉庫作業操作遵章規范。

制定出倉庫設施配置標準, 如為防止保管過程產生不合格品, 對物資儲存環境做出規定并限時改進, 主要是對所有倉庫的防潮、防銹、防腐、進行嚴格規定, 為達到安全、文明的儲備作業環境, 對倉庫的地面、貨架、照明、消防、安防進行高標準配置。

開發了新的物資管理系統, 為了提高工作效率和管好物資帳, 開發了全企業一體化的物資管理系統, 廢棄了以往各企業自行開發的各個舊物資管理系統, 出入庫作業流程得到統一, 還可實時監控各倉庫的操作及庫存情況。

作業指導書為操作規范, 達到合格工作質量為目標。為消除過往倉儲作業中的落后方式, 從編寫系統作業指導書開始以預防不規范操作為目標, 從物資入庫、保管、出庫、裝卸、記帳等全過程工作制定了嚴謹的作業流程, 在原有《倉庫管理操作細則》上再編制了《裝卸搬運作業指導書》及《倉庫物資堆放作業指導書》, 并要求結合《不合格品控制程序》相關系統文件加強對進出庫物資的質量檢驗, 防止不合格物資流向各使用部門。日常操作中強制倉庫班人員對進庫物資必須進行入庫檢驗, 由質量檢驗員簽定《進庫驗收憑證》后才能入庫, 把不合格品控制在入庫前;經倉庫儲存后再出庫時也必須進行再檢驗, 保證提供的都是合格產品。

管理評審是為了檢查對質量體系執行情況的審評, 通過管理評審尋求可改進的方面, 質量體系要求實施單位每年都進行兩次以上的內部評審和一次第三方管理評審。我們充分利用內部評審對照體系要求, 自我發現體系運行中的不足之處 (系統定義為不合格品) , 執行《糾正、預防和改進措施控制程序》制定措施預防問題重復發生, 達到“持續改進, 追求卓越”質量方針。為更好地改進提高倉庫管理工作, 每次評審都將倉庫管理工作納入主要評審項目, 重點對倉庫的物資出入庫中的手續及質量檢驗工作、倉庫物資的帳實盤點進行認真細致審查, 發現問題后制定的預防和改進措施, 這些措施有效地將倉庫管理工作推到一個新高度, 不斷改進并推動著倉庫管理水平的持續提升。

體系實施初期, 我們先對所有倉庫進行全面盤點, 對存在帳物不符的物資條目逐條分析, 追索不符原因并申請盤盈盤虧;對積存多年的物資進行鑒定可用性, 經鑒定不可用的物資統一申請報廢, 通過一輪大動作, 解決了帳物不符的歷史遺留問題, 把所有倉庫物資帳調到帳物一致, 以此作一個新起點實施質量體系。

由于帳物盤點是每次評審必查項目, 只要有一項物資帳物不符就為定不合格。通過對體系要求培訓和長期宣貫, 倉庫管理人員提高對帳物不符的防范意識, 物資出入庫工作中按作業程序認真細致核準數量, 物資日常保管儲存也做好“五防” (防潮、防火、防盜、防銹、防腐) 以防儲備損失, 多種措施嚴防再出現帳物差異, 體系實施后倉庫盤點再沒有發生過盤虧事件了。

質量體系要求所有工作都要有過程記錄, 通過參考體系的相關質量記錄表單, 制成全企業統一的流程表單, 如物資的記帳卡、出入庫驗收單、到貨交接單, 出庫驗收單, 并統一使用同一套物資信息管理系統規范所有倉庫作業操作, 實時檢控倉庫庫存及作業流程進展, 使所有倉儲人員自覺按統一的作業程序開展日常工作, 并有詳細記錄, 讓每單作業都有據可查。

通過不斷的培訓和體系運行, 倉管人員熟悉質量體系, 各倉庫自覺按質量體系作業文件的倉庫標準化建設要求對倉容倉貌改造。體系實施半年后, 倉庫物資存放環境、物資的堆放得到改觀:倉庫地面涂上防塵、通風、照明三防設施完備;物資堆放整齊, 分類五五擺放, 帳卡明晰。

由于倉庫管理不斷提到體系及崗位工作培訓, 人員素質不斷提升, 對來自本單位還是上級的物資管理新要求新模式, 員工能執行到位, 如全省統一的新物資信息管理系統使用一經培訓, 短時間內就可在全企業倉庫正常運行, 使用率和數據完整率居全省地市局首位;大部份倉庫管理員可勝任上級所下達倉儲報表的上報工作。

借助ISO質量體系認證契機, 由于投入了大量培訓工作, 規范了倉儲工作程序, 使倉庫管理水平逐年提高, 為后期的倉庫安全風險體系建設打下了良好基礎。