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目前眾多醫院對于院內醫療器械、設備管理仍僅停留在靜態化的管理層面, 仍舊依托醫院信息系統 (HIS) 或醫院資源計劃 (HRP) 系統的部分傳統功能模塊, 特別是許多基層醫院仍舊以半手工模式的狀態維系管理[1,2]。四川大學華西醫院以往以HIS、HRP系統實施醫療設備倉儲管理, 數年累計發現存在多種問題。隨著云計算、物聯網及移動互聯網等新興信息技術的普及與應用, 各行業信息數據的種類、規模迅猛增長, 大數據是超出常規的數據庫工具獲取、存儲、管理和分析能力的數據集[3]。近年來, 隨著信息化技術在醫院臨床業務、管理工作應用中的不斷普及與深入, 醫院建立完整的智能化數據及進行信息化管理轉變為大勢所趨。利用信息技術的優勢, 逐步完成了信息管理平臺建設。

HRP系統對于醫療設備供應鏈的流程管理一般延續傳統的庫內核算、操作方法, 僅含基礎的入出庫、設備的庫存查詢及醫療設備憑證清單統計, 工作人員需熟悉、記憶設備的各種信息, 而缺少智能化操作功能, 如快速上架、動態庫存記錄、自動核算、錯誤提示等。

HRP系統對于實物效期缺乏有效的提示手段, 以紙質單據為依據揀貨, 當揀貨員一次多單揀貨時, 貨位憑揀貨員記憶, 揀貨路徑復雜, 需手工合并同類項計算;且該系統僅記錄設備采購信息、出入庫等供應鏈信息, 盤點困難。

醫療設備相關維修、保養工作經驗的延續有利于提高使用效率, 減少不良損耗及延長設備使用壽命;但由于醫院缺乏有效的信息技術支持, 醫療設備相關維修、保養工作經驗仍以口口相傳的延續途徑進行傳承, 長期觀察難以持續, 明顯造成了大量知識的顯性流失。

過去設備維護人員實施設備維護維修工作后往往通過紙質表單僅記錄維護結果用于存檔, 而此種模式下, 重要的維護維修過程基本未做詳細記錄;加之此類單據的實時性、準確性差, 工程師的統計工作量加大, 醫院難以準確全面掌握設備使用中的問題。

借助醫院資源規劃系統, 對醫療設備采購管理、生命周期管理、供應鏈及供應鏈計劃管理、物流與運輸管理、巡檢和維修管理、計提折舊管理、報廢管理等均設置了明確的流程, 依托信息技術強大的優勢, 醫院進一步結合了EBS等信息系統, 充分總結借鑒工程師的經驗, 結合相關文獻[4-5]經驗報道, 基于C/S架構設計開發了專門的醫療設備倉儲信息管理系統, 見圖1。

醫療設備倉儲信息管理系統主要組成部分包括服務端與客戶端及接口管理:服務端主要包括醫院設備相關基礎數據及檔案的管理, 使用ADO數據連接方式[6], 根據實際需求建立相應數據表, 為客戶端提供數據支持;客戶端主要包括入庫管理、在庫管理、出庫管理、巡檢和維修管理、用戶管理和統計分析等功能模塊, 見圖2;接口管理定義了與HRP、掃碼設備、電子標簽及水平旋轉貨柜等硬件接口, 通過接口使射頻識別標記 (RFID) 、物資PN碼、貨位碼等建立綁定關系, 通過控制中心驅動水平旋轉貨柜轉動, 實現高值耗材的自動化取貨, 并經局域有線/無線網絡實現醫療設備的統一調度, 執行完畢后再同步系統數據。

圖1 醫療設備倉儲信息管理系統功能框圖  下載原圖

醫療設備倉儲信息管理系統實施一年多以來取得了顯著成果, 表現在設備倉儲管理的“6個改善”。

依托于信息管理系統, 著力于醫療設備倉儲的各環節管理, 與HRP系統、EBS、集成平臺相得益彰, 共同實現了對設備入庫、存庫、出庫、巡檢、維修、全生命周期、統計的管理, 覆蓋設備調查、申請、論證、采購、收貨、上賬、轉移、使用、計提折舊、巡檢、維修、計量檢定、清點、報廢所有環節, 基本未見死角與真空地帶。

通過對醫療設備的信息管理, 實現了全程動態監控管理, 表現在可在線提出采購請示或申請、核算設備成本、入出庫動態記錄、設備故障報修、設備使用率及維修率查詢等, 從而可為醫院管理者提供全方位數據信息, 醫院相關工作人員可對設備運行狀態實施監控, 并合理安排使用計劃;同時, 借助信息系統, 醫院對醫療設備“進貨—入庫—記錄—使用—患者”資料的記錄完善、及時, 并通過定期在線收集、歸檔、統計, 隨時查詢和了解各使用部門及各科室所領用的設備基本信息、資質、使用信息、維修記錄、和不良事件等。

借助信息管理系統的規范性和實時便利性, 醫院工程師及設備維護人員可將設備維修、養護等工作重要細節及注意事項進行記錄、保存, 將故障現象、故障原因、處理方法等整理上傳至對應模塊, 形成公開的知識資源, 維修知識更新后, 模板同步更新, 保證了信息系統的先進性, 既方便了系統操作, 也鍛煉了工程師的業務水平。即使醫院設備維護人員、管理人員發生變動, 后來者或繼任者亦可輕松掌握基本流程、技術知識等核心資訊, 保證了醫療設備管理及維護工作的延續性。

信息管理系統與EBS、HRP系統、集成平臺實現了設備信息和出庫信息同步、費用申請信息同步、人員信息同步。完成了入庫設置、出庫“防火墻”建立及人員審核檔案在線記錄等, 通過與監管部門系統的網絡連接, 系統將支持供應商資質證書、產品注冊證等相關信息的實時查詢核對, 可實現入庫產品自動進行資質審核。通過信息化管理技術, 還可與大部分醫療機構廣泛運行的檢查檢驗信息系統、設備信息系統等系統實現聯網結合, 從而可共享不同信息系統產生的數據信息, 尤其是罕見疾病、使用頻率較低或難度系數大的設備信息;此外, 醫院依托此系統建立了危機追蹤處理機制, 一旦出現醫療設備使用問題或故障, 可在線警示, 并及時查詢故障的原因, 甚至細化至使用該儀器的病人資料。

一方面, 該系統加強醫療設備的日常運維管理, 提高了運維的執行力, 使運維人員分工合作, 職責明確, 增強了設備管理部門人員的信心, 細化設備管理各項制度的重點, 并進行有效的全程監督和跟蹤評價, 保證制度落實到位。另一方面, 信息化管理對醫療設備使用人員信息進行動態記錄與定期更新, 特別是對大型設備管理人員進行有效管理, 使各科室設備上崗人員信息一鍵可查, 為醫院定期考核提供依據。此外, 系統提供了可視化查詢統計界面, 可為考核設備倉儲管理中心工作人員的業績及能力提供參考依據。

借助信息管理系統, 可實現醫療設備的條碼管理, 醫療設備附件、組件、備品備件管理精細化程度大幅提高, 可準確快速統計醫療設備開機率、年均檢查率、檢查陽性率、產出質量及維修維護成本, 尤其是大型設備如CT、ECT、MRI、DSA等的折舊、維修等涉及到財務業務的自動生成財務成本憑證分攤至相應科室, 明顯提高了核算效率和設備信息共享程度。確保統計分析及查詢的及時性和準確性。

隨著醫療信息技術的迅猛發展, 信息量日益豐富, 僅靠依托單獨醫療體系的信息管理模式已無法滿足現代化醫院的需求。醫療信息系統的共享、交互及集成研究已經成為打造專業、全面、智能的現代化醫院的迫切需求[7]。醫院醫療設備倉儲管理是醫學工程部門的重要工作, 科學、高效、現代化的管理是此項工作得以正常開展的前提[8]。建立信息管理平臺, 并應用到全院醫療設備倉儲管理中, 實現了“6個改善”, 使醫療設備達到有效利用、運維良好, 但在實施過程中, 仍出現一些問題, 如醫院醫療體制的限制導致醫療設備倉儲管理人才儲備不足, 數字化信息管理的同時導致醫院設備檔案管理保密性差, 現場維修、內修、外修、送修等多種維修方式界限不清導致信息存在一定偏差等, 在進一步完善醫療設備倉儲數字信息化管理的同時, 將針對出現的問題不斷進行匯總、分析, 并對此系統進行調整與優化, 以期進一步提升醫療設備倉儲管理系統的運行效率和質量。

圖2 客戶端功能模塊結構圖