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從2012年末國家電網公司的統計數據看,各網省公司所屬的基層項目單位在物資配送還沒有到達工程項目所在地或倉庫時,各項目單位與供應商協商辦理虛假項目物資入庫手續,并在ERP系統中走收貨程序,因此較多的省級物資供應公司集中采購物資的應付暫估款賬面金額很大,經抽查,發現約提前收貨(虛假收貨) 的比例約占總物資入庫量的1 /3。另有一些電網項目單位在供貨商沒有及時將所需物資送到工地或沒有到倉庫辦理領用項目物資手續的情況下,填列虛假的項目發料單,并虛假地在ERP系統中作項目物資的發貨處理,這個現象在各基層電網公司中普遍存在。也就是說,較多的基層電網公司在月末人為地作虛假收貨處理,造成在項目庫存物資與應付賬款虛增。另一方面,各基層電網公司在月末人為地作虛假發貨處理,造成在建工程(基建或技術改造)或生產成本(維修項目)虛增,庫存物資虛減。這兩種虛收與虛發現象,導致項目物資的實物管理與財務管理完全背離,造成嚴重的賬實不符,不但引起會計信息失真的風險,也將帶來嚴重的審計風險。

1、為完成物資到貨及時率和計劃執行準確性指標進行虛假收貨,致庫存物資賬實不符。

主要原因是物資需求單位相關物資主管部門為完成省電網公司物資同業對標中物資到貨及時率和計劃執行準確率等指標的考核,在合同條款中規定的送貨日期當天進行收貨操作,而實物實際并未配送也未收到,即提前進行收貨(虛假收貨)。此外,國家電網公司物資集約化管理體系中,允許進行一定比例的供應商委托代保管業務,因此,有些物資需求單位利用這一規定虛假地與供應商簽訂委托代管協議,將合同到期的物資,協商將其存放在供應商處。實際這類物資均未實際送貨或儲存,但在ERP系統完成了收料操作,虛增公司應付暫估款和庫存工程物資的余額,導致賬實不符。

2、為完成項目投資完成率,項目物資未送貨作虛假發貨操作致工程成本虛增。

省級電網公司為了督促各單位加快大修技改項目的組織實施,按月對各單位項目投資完成情況進行考核。各基層單位在實際工作中,由于項目啟動晚、物資計劃上報不及時或線路阻工、路徑改變、設計變更等原因,項目投資完成率遠遠低于時間進度。各基層單位為了完成省級電網公司的考核,月末項目主管部門人為地在ERP系統中對物資采購合同和服務合同進行確認,即對實際物資未送貨、施工服務未開始耗用物資,人為地在ERP系統中作發貨處理,且將發貨虛假憑證傳遞到財務部門進行會計憑證歸檔,完成項目成本核算,虛增項目成本,導致項目的實際工程進度遠慢于賬面上的工程成本開支進度,造成會計核算沒有進行真實的物資流轉但進行了假賬真做,導致會計核算依據不充分,在建工程成本及物資資產的會計信息失真。

省級電網公司應嚴格按合同的有關條款對供應商進行考核,嚴格執行合同中規定,即收貨后30天內供應商應提供增值稅專用發票,過期按100元/天交納違約金,使供應商嚴格遵守合同,出現違約一定要給予相應的處罰。建議將“應付暫估款余額”納入物資使用基層單位的財務和物資集約化同業考核指標中,并加強平時的物資管理監督檢查,采取有力措施,降低應付暫估款余額,杜絕“預收貨”情況的違規行為的發生,使物資管理適應財務管理的需要。另一方面,要加強收貨的流程管理。在收貨環節中要求物資管理部門、項目部門對到貨物資做好ERP系統驗收確認工作,對于直接送到到現場的情況,需要由供應商、物資部門、施工單位、項目單位四方簽字確認(紙質);對非直送現場的業務,需要物資部門、供應商對入庫單簽字確認,同時定期(每月) 將原始單據和打印送至財務部門審核裝訂。財務部門每月末將收到的原始單據的收貨憑證進行紙質的審核;ERP系統內增加物資收貨操作的審核功能,財務部門審核收貨憑證后,物資管理部門才依審核的收貨憑證通過ERP產生收貨憑證,只有將考核與流程管理結合,才能有效地控制提前收貨行為的產生,使財務的工程成本核算與實際項目工程進度相符。

省級電網公司制定的同業對標指標是為了監督和考核物資管理效績的,如果項目單位達不到同業對標指標而采取作假的手段去完成對標指標,說明該同業對標指標不合適現行的物資集約化考核,或是權數太高,使各項目單位投機取巧達到同業對標指標以獲得虛假的業績。因此需要改善同業對標指標或降低該指標的考核權數,使項目單位無虛報發貨的動機。

如果同業對標指標確實是物資集約化中必須要考核的指標,且其權數也不能降低,那么就應對日常發貨的過程進行檢查與控制,發現虛假發貨要進行嚴厲處罰,其處罰成本要大于其得到的考核績效,才能扼制虛假發貨行為的發生,才能使物資管理適應財務對工程成本核算的準確性要求。因此項目部門與物資部門對物資發貨做好確認工作,對于非直接送現場的業務,需由物資部門、施工單位、項目部門對出庫單簽字確認(紙質),同時定期(每月)將原始單據和打印憑證送至財務審核裝訂。ERP系統增加物資發貨操作的審核功能,領用部門、財務部門審核通過后方可產生發貨憑證。物資部門與項目部門共同確認發貨數量,項目單位提供實際耗用量,雙方在ERP系統中確認剩余物資數量;優化業務流程,加強項目變更物資管理,及時辦理物資出入庫和收發貨手續;統一基建部門、財務與物資部門的發出貨物的單價口徑;完善工程進度考核辦法,制訂嚴格的虛假發貨處罰措施,有效控制虛假發貨行為的發生。