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物資采購計劃與倉儲管理作為物流管理的基本內容, 已被國內外專家廣泛的研究, 本文主要是通過在國際水電工程項目的實際經歷, 對國際水電工程項目物資采購計劃與倉儲管理提供一些見解, 旨在節約項目成本, 為項目創造更多利潤源。

中國水利水電第八工程局美納斯水電站位于南美洲厄瓜多爾第三大城市昆卡的西南方, 是一個小流量高落差水電站, 裝機容量為275MW;電站土建部分主要包括大壩、導流洞、引水隧洞、高壓管道、調壓井、地下廠房硐室群和地面開關站等。截止到2018年5月, 項目部物資投入金額已達1.3264億美元, 占原主合同的50%。

現階段美納斯項目部采購計劃與倉儲管理主要有2名中方員工, 分工情況為:一人負責采購計劃的編制, 并協調倉儲管理工作和報表編制;一人負責倉儲管理, 主要包括場外物資及集裝箱到貨的卸貨、驗收、清點等工作;五金、電器、勞保、設備配件、型材、周轉材料、油料、炸藥等的收發存管理。

物資采購計劃根據時間段分為年度計劃、單項工程計劃、月計劃、緊急采購計劃。年度計劃是根據年度工程進度計劃結合本工程項目在本年度和下年度的物資需求而制定;單項工程計劃是按單項工程施工組織設計和結合實際施工物資需求而制定;月計劃是作為各分項工程物資計劃在每月實施過程中的新增和補充;緊急采購計劃是不在以上所述計劃內的采購計劃內容, 是工程實施過程中的新增或進一步補充。根據區域分為當地采購計劃 (厄瓜多爾) 和國內采購計劃。由于國內采購需要經過一個多月的海洋運輸, 加上采購和清關, 采購周期達4-5個月左右, 這對于采購計劃具有很高的挑戰性。為了縮短采購周期, 滿足前方的施工要求, 對于大宗笨重物資主要從當地采購;為了節約成本以及一些當地無法采購到的配件物資安排從國內批量采購。

采購計劃的編制首先由各部門提交物資需求計劃, 在充分考慮工程項目階段性工期、分項工程的物資需求和工地倉庫儲備量和在途物資的基礎上編制采購計劃。具體流程詳見下圖1。

2013年1月開始使用金蝶kiss專業版軟件管理倉儲業務, 從而替代手工做賬, 實現物資報表跟財務報表的快速對接, 簡化了手工做賬的諸多步驟, 也節約了大筆人工成本。

圖1  下載原圖

根據物資的性質美納斯項目部倉庫分為材料庫、配件庫、油料庫、火工產品庫和主材庫。倉庫占地面積達4000m2, 室內倉庫占800m2左右。

(1) 超前性。關于超前性, 即應提前考慮, 留出充分的時間給采購部門。由于國內采購周期達4-5個月, 各部門的需求計劃很少有提前考慮這個因素, 導致急件物資過多。

(2) 準確性。關于準確性, 即要明確、正確說明物資的名稱、技術要求、用途或使用部位、數量和要求的到場時間等, 避免沒有要求、要求不明確、要求有兩種以上的解釋甚至要求有錯誤的情況。需求部門往往認為采購人員知道他們需要的東西是哪種, 因此很多需求計劃中只有名稱和數量和大概的型號參數。一方面由于市場上產品種類和質量千差萬別, 編制計劃的人員和采購人員不可能對于需求部門的每樣物資和型號都能清楚, 這樣難免會出現采購的物資不是實際需要的物資, 造成死庫存積壓, 另外還耽擱采購時間。

(3) 系統性、周密性。關于系統性和周密性, 即應全面、綜合考慮, 不出現計劃的“缺面”、“缺項”, 也盡量減少同一型號和規格的物資由于考慮不周而重復編制計劃的情況。一方面對于一些物資由于考慮不周時有發生“缺項”, 另一方面因為物資名稱和型號的不統一或者由于采購計劃編制人員的變動經常導致重復采購已有庫存物資和在途物資, 造成資源浪費。

(1) 管理方面。由于成本管理體制的不健全, 材料、工具浪費較多。另外由于當地法律對安全勞保用品的畸形要求, 導致這方面成本投入遠遠超出預期。

(2) 驗收方面。一是上千種的材料配件, 倉儲管理人員很難把握每樣物資的驗收標準。特別是從國內采購的物資, 由于倉儲人員跟采購人員并沒有直接聯系, 對于前方計劃需求也沒有直接的聯系, 難免誤驗收。二是采購的物資由于送貨單規格型號、用途的不夠詳細加上發票提供不及時, 而且多半是緊急物資, 到倉庫就被領用, 等發票來時再做驗收難度增大。

(3) 計劃方面。由于倉庫面積較大, 物資存放點多, 沒有單獨的圈在一塊, 倉儲人員難以時刻盯著每個地方的物資, 有時候出現一些領料員沒有簽領料單或者沒跟倉儲人員溝通拿完所需物資就走, 很難保證賬物一致。材料配件領料人或者使用人往往不是需求計劃的編制人, 這樣容易導致死庫存和急件的增多。

根據美納斯項目部物資采購計劃與倉儲管理的現狀, 個人結合在工作接觸到的一些情況, 提出了一些實際解決問題的方法, 旨在為本項目和其他國際水電項目物資采購計劃與倉儲管理提供現實意義上的參考。

(1) 倉儲方面必須做到帳卡物三一致, 才更能夠快速、高效的滿足項目部生產施工需要。同時采購計劃編制人員在收到需求計劃時務必核對物資庫存和在途物資。

(2) 需求計劃編制人員和采購計劃編制人員必須緊密聯系, 確保計劃超前性、準確性、系統性、周密性。

(3) 充分利用項目部現有資源, 滿足前方施工工藝要求, 下面是一個典型的實例。由于工區生產需要大量棉布, 從國內進口棉布需要辦理INEN (Ecuador National Institute for Standardization) , 對于我們這種企業在當地很難辦理, 且國內棉布價格并不便宜, 經了解棉布主要是用來吸油后涂在混凝土管片上, 這樣我們就在想是否有別的辦法可以解決。此前得知行政部給厄方員工更換的一批床墊全部是海綿的, 若是當垃圾扔了在當地還要交昂貴的處理費, 何不拿來試試, 后來經過證明, 海綿效果很好從而輕易的解決了這一難題。

(4) 本管理體制的健全。成本管理體制的健全需要項目部所有員工都參與進來, 倉儲人員按照相關的管理制度把握好物資發放、物資驗收等環節。施工過程中, 凡發生人工、財產、物資消耗的各個環節、各個崗位都要有章可循, 有指標可考核, 要求與預算定額掛鉤, 具體量化。

(5) 工作進一步細化。當倉儲人員無法確認一些物資的驗收標準時, 可以跟采購、計劃以及需求人員溝通, 以避免誤驗, 同時倉儲人員也應該不斷的學習積累, 加強自身的知識面。對于當地采購的一些物資, 特別是緊急物資, 需要請需求人員在做計劃時將物資的詳細規格型號、件號、用途等寫清楚, 計劃人員和采購人員再進一步細化, 可以減輕倉儲人員的驗收難度, 以便于后期各類數據的查詢。

(6) 通與信息的反饋。溝通可以使很多工作變得順暢, 可以使很多模糊的東西變得清晰, 通過溝通會發現很多問題也可以有多種解決方法。在日常工作中, 需要溝通的地方無處不在, 如跟上級領導的溝通, 跟同事間的溝通, 跟當地員工的溝通, 以及跟監理業主的溝通。通過溝通得到的信息, 我們還要把他反饋給相關領導和同事, 這樣形成一個信息共享, 很多事情就能得以簡化。

由于國外市場物資相對匱乏, 為了保證國際水工程的施工進度, 物資的保障尤為重要。在確保物資保障的供應前提下, 如何合理安排采購計劃, 降低企業庫存, 已成為企業追求利潤最大化的重要突破口。希望本文能為國際水電工程項目物資采購計劃與倉儲管理提供現實意義上的參考。