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一、研究背景

W企業是中原地區規模最大、業績最輝煌、信譽最卓越的專業吊頂材料營銷公司, 贏得建材行業銷售專家的聲譽。

隨著企業的發展, 倉庫不斷擴大, 倉庫管理水平也不斷進步。1993年由于銷售量少, 庫存量小, 倉庫與門店合二為一;2001年為了提高企業門店形象, 滿足企業銷售門店及庫存需求量, 以便于發貨及各門店配貨, 在張莊建立倉庫, 其占地面積為750平方米, 1輛貨車及叉車;2003年由于自然原因張莊倉庫被損壞, 倉庫遷居至五洲區, 其占地面積擴大為2000平方米, 有12名工作人員, 增加了一輛叉車及貨車;2005年企業對客戶進行分類管理, 莆田門店專門負責對經銷商的管理, 在其附近租用250左右平方的小型倉庫, 配備了1輛叉車, 同年企業上了用友T3系統, 減少了部門間訂單的傳遞及貨品管理, 提高了倉庫的發貨等效率;2010年企業開始發展自己的品牌, 為了其品牌管理, 在總倉庫附近200米處租用了960平方的倉庫。發展至今企業總共有三個倉庫:總倉庫、莆田倉庫、JH倉庫;25名員工:莆田3名, 總倉庫23名, JH倉庫根據需要隨時從總倉庫調配;信息系統由T3升級為T6。

二、W企業倉儲物流流程現狀及問題

1、部門會計制好電腦銷售單后, 通過QQ告知倉庫單號, 倉庫審核:眉頭是否齊全 (銷售員名稱, 客戶名稱, 收款方式等) , 貨品庫名, 數量是否是單位數量, 配比是否正確等。如果發現有問題通過QQ告知部門會計, 修改過之后進行審核、打印, 放入未發文件夾。

2、打單員或者審計根據單據的不同需求進行不同操作:貨在車間需要將該銷售發貨單傳至車間;如果貨在莆田且銷售單不是莆田店的需要把銷售單傳真至莆田并安排車輛把貨拉回。

3、備注上注明有運費, 審計需要填寫運費結算單, 注明銷售單號, 運費, 司機名稱, 司機聯系方式, 客戶名稱, 送貨地點等相關信息, 將結算單交給提貨司機作為去部門結算運費的依據。

4、備注欄中注明門店發, 打單員直接簽寫"門店發"等字樣, 放入已發文件夾。

5、如果發貨, 即通過貨運部發至客戶, 打單員或審計需要填寫信封, 信封上注明收貨地址, 收貨地聯系方式, 客戶名稱, 貨運部名稱, 如果需要代收貨款需注明卡號及代收貨款數量。然后審計或打單員根據具體情況安排保管員給車輛裝貨發貨。

6、客戶提貨時候報銷售單號, 審計或打單員在未發文件夾中查找該單號, 如果有則通過對講機根據銷售單號上的貨品傳呼對應保管員。

7、保管員裝完其保管的貨物將單號傳給下一保管員, 或者第一個保管員在拿到單據根據貨品呼叫對應的保管員說明單據上的貨品名稱及對應的數量以備貨, 然后依次給客戶裝貨。

8、客戶裝完貨之后, 某一保管員進行驗貨, 如果不對進行改裝, 補裝, 審車通過放行車輛。當一個單子需要數次拉完, 保管員將未拉完的銷售單注明已拉貨物的名稱及數量, 并送回打單處, 打單處將該銷售單放入未發文件夾, 直至發完。

9、審車通過之后, 保管員在已發銷售單上簽字并送至打單處, 打單員或審計審核是否簽字, 如果已簽則將其放至已發文件夾, 如果未簽或不完整比如非一個庫里的貨品必須有審車員及發貨員兩個署名, 則督促保管員簽字后放入已發文件夾。

1、權責不明。同樣工作由不同的人來完成, 可能造成工作空隙及責任考究不當。倉庫中好多工作都是審計和打單員共同完成, 這樣就可能造成工作的過程中審計也沒做, 打單員也沒有做的現象, 造成時間上的耽擱, 如在給車間傳遞帶有定尺的銷售單的過程中, 打單員打出單據之后審計傳遞, 但是當由于某種原因需要稍后傳遞, 審計忙別的工作, 打單員可能會以為已傳遞將單據已放入文件夾, 而審計回來也會以為已傳遞, 從而造成漏傳單據的事項發生。另外當貨物發送完畢, 保管員需要將發貨單據簽字后放回打單處, 然而一張發貨單上可能有多個保管員, 如果單據沒有放回或者丟失無從查證誰丟了單子, 就沒有根據確切的依據查證貨物是否已發以及發貨情況。由此可見, 責權不明是造成失誤的原因之一。

2、傳遞較多。銷售單據傳遞給倉儲打單處, 如果有誤倉儲打單處告知銷售部門會計, 經過修正之后審核;銷售單據上如果有定尺則需要將該銷售單據傳遞給車間, 作為生產依據;如果其他部門的銷售單據上的貨物有在莆田的, 需要將該單據傳遞給莆田門店作為發貨依據。對于單據傳遞這樣可能會造成時間上的浪費, 且上一流程是下一流程運轉的依據, 拉長了流程運轉時間。除了單據傳遞之外還有物品的流通, 如果貨在莆田倉庫或車間還需要將該貨物拉回, 如果貨物在莆田發送則五洲倉庫還需要將貨物送至莆田發貨;對于其他部門的送貨比較少。單據傳遞是時間上的間隔, 物品的傳遞是空間上的間隔, 給客戶以及企業造成了很多浪費, 如增加了客戶等待時間, 增加了車輛車程, 因此其環節存在增加物流成本, 拉長流程運轉周期, 降低客戶滿意度等問題。

最后審核過后自動生成生產訂單, 生產車間生產完畢之后更新生產狀態, 倉庫安排車輛拉回。庫存信息更新計劃銷售產品量。

如果沒有發完填寫已發數據, 叫打單員放入未發文件夾, 直至發完。

可以減少1號倉庫和2號倉庫之間單據的傳輸, 以及由于工作失誤而造成的漏單狀況而給整個流程所帶來的不便;減少了1號倉庫與2號倉庫之間的運輸時間和相關費用;倉庫的合并可以優化企業的整體庫存量, 減少庫存產品對資金的占用率;減少2號倉庫及3號倉庫的日常維護費用如租金, 同時可以提高1號倉庫的利用率;便于對倉庫及工作人員的統一管理及調配。

增設銷售發貨單狀態欄, 由打單員更新其狀態為已發, 并將其作為庫存量更新點, 在其之前為改單產品量為計劃銷售庫存, 這樣就減少賬實不相符狀況發生;同時銷售員可以根據狀態來跟蹤客戶提貨狀況, 特別是欠款客戶, 及時與客戶溝通;增加生產模塊, 銷售發貨單生成時自動生成生產單, 這樣就倉庫與工廠的單據傳遞, 提高信息的共享性, 減少信息傳遞的滯后性及可能造成的失誤。

對于審計和打單員的責任分配為:打單員負責銷售單據的審核及打印、單據狀態的更新、信封的填寫, 審計負責車輛及保管員的調度。由于發貨具有特定的順序因此由最后裝車的保管員進行審車及單據的簽字送回。

本論文通過流程現狀的描述分析, 針對流程所存在的問題實施優化, 減少倉庫物流流程中的失誤率, 提高其運作效率, 降低不必要的成本資源消耗。從而實現倉庫的物流流程能夠更好的服務銷售, 服務客戶, 通過降低成本提高企業的經濟效益, 提高客戶滿意度, 提高企業競爭力及市場占有率。