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固定資產(chǎn)管理對事業(yè)單位是一件十分重要但繁雜的工作, 在管理過程中, 即要做到賬、卡、物相符, 提高生產(chǎn)資產(chǎn)利用率, 避免國有資產(chǎn)流失等傳統(tǒng)要求, 又在順應(yīng)現(xiàn)代信息化手段發(fā)展的趨勢下, 提出許多新的要求, 例如“能夠準(zhǔn)確、迅速地監(jiān)控和掌握各部門、各類固定資產(chǎn)的計劃、審批、執(zhí)行、折舊情況”、“與設(shè)備采購聯(lián)動, 對新購設(shè)備提出必要性、可行性建議”等等。為了適應(yīng)這些新的需求, 同時發(fā)揮我單位作為高職院校所擁有的優(yōu)勢, 通過與學(xué)院物流專業(yè)倉儲物流管理課程的結(jié)合, 進行了新型的管理模式的研究。

倉儲物流管理, 是指物資從入庫、檢驗、碼放、存儲直到出庫的物流過程, 其管理過程與固定資產(chǎn)管理的采購、入庫、使用、報廢過程相類似。當(dāng)我們將二者的工作環(huán)節(jié)對比后發(fā)現(xiàn), 盡管時間上存在一些需要調(diào)整的因素, 但二者的流程是一致的。倉儲物流管理的流程主要包括入庫、儲存、出庫三個環(huán)節(jié), 固定資產(chǎn)管理的流程主要包括入庫、管理、報廢三個環(huán)節(jié)。

兩者的不同之處在于, 倉儲物流管理是整個物流管理環(huán)節(jié)中的一部分, 物資從入庫到出庫的時間較短, 庫存量變動大、運轉(zhuǎn)快速;而物資入庫及出庫都與運輸環(huán)節(jié)聯(lián)系密切, 兩個環(huán)節(jié)動態(tài)銜接。固定資產(chǎn)管理則是一個相對封閉的過程, 入庫意味著資產(chǎn)的生成, 出庫則意味著資產(chǎn)的消亡, 資產(chǎn)與管理單位的聯(lián)系只存在于在庫的時間范圍內(nèi), 但此時間段相對較長。

當(dāng)我們將倉儲物流管理過程進行封閉, 就與固定資產(chǎn)管理過程相重合, 這意味著我們可以將倉儲物流管理的模式完全運用在固定資產(chǎn)管理中。

現(xiàn)階段事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理已經(jīng)形成了一個成熟有序的過程, 且各主管部門、各事業(yè)單位都分別進行了相關(guān)管理軟件的開發(fā)使用, 單純就資產(chǎn)管理的三個環(huán)節(jié)而言, 可創(chuàng)新內(nèi)容不多。而對倉儲物流管理模式在固定資產(chǎn)管理中的運用性進行研究, 主要有以下兩個原因:

結(jié)合職業(yè)技術(shù)學(xué)院的優(yōu)勢, 將傳統(tǒng)行政管理行為融入專業(yè)建設(shè)。以我單位為例, 我校開設(shè)有物流管理專業(yè), 為學(xué)生安排了倉儲物流管理課程。正是在這個背景下, 將固定資產(chǎn)管理與專業(yè)結(jié)合才具有可實現(xiàn)性;而研究結(jié)果也可用于物流管理專業(yè)的課程建設(shè), 如設(shè)立一門新的實訓(xùn)課程, 也才具有可操作性。

正如本人在《淺談高職院校二級分院部的固定資產(chǎn)管理存在的問題及解決對策》一文中提到的, 傳統(tǒng)管理觀念下, 大部分高校仍然不認(rèn)為固定資產(chǎn)管理的作用及價值, 不設(shè)立專職的固定資產(chǎn)管理人員, 為此產(chǎn)生了工作量與工作價值不對等的矛盾。而這種觀念是否會在短時間內(nèi)發(fā)生變化, 會如何變化等等, 我們都無法預(yù)測。既然高職院校將培養(yǎng)學(xué)生作為第一要務(wù), 那為何不將二者結(jié)合起來呢?首先架設(shè)一個固定資產(chǎn)管理全過程的框架, 再將其嵌入學(xué)生實驗實訓(xùn)課程中, 即能不與管理層發(fā)生沖突, 又能有效解決一部分管理難題。

為了有效地解決現(xiàn)階段比較明顯的問題, 同時達到研究目的, 我們將固定資產(chǎn)管理的全過程進行了細(xì)分:

第一步, 架設(shè)框架, 在現(xiàn)有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中, 根據(jù)固定資產(chǎn)管理的過程, 分為登記入庫、打印標(biāo)簽、過程管理、出庫等環(huán)節(jié)。我們按每個教室、實訓(xùn)實驗室、辦公室為單位劃分為庫, 以門牌號命名為倉庫名, 接著將固定資產(chǎn)登記入庫。注意這里的入庫登記應(yīng)包括所有固定資產(chǎn)管理的信息, 為后期的盤點管理做好準(zhǔn)備。

第二步, 生成傳統(tǒng)標(biāo)簽及二維碼標(biāo)簽。在傳統(tǒng)的資產(chǎn)清查環(huán)節(jié)中, 傳統(tǒng)的標(biāo)簽有利于直觀地顯示信息;而二維碼標(biāo)簽則更接近信息化管理的大環(huán)境趨勢, 方便今后使用移動終端。

第三步, 過程管理, 這是整個固定資產(chǎn)管理中最重要的環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)的使用時間較長, 一般五到十年不等, 甚至可能達到二、三十年的情況 (此處排除不動產(chǎn)類別, 因為不動產(chǎn)使用時間過于長, 基本無變動, 管理方便。) , 故而在使用的過程中, 會出現(xiàn)維修維護、部門內(nèi)部的移動、部門與部門之間的調(diào)撥等情況。在過程管理環(huán)節(jié)中, 設(shè)立了“資產(chǎn)借用”、“移動倉庫”等管理科目及維修統(tǒng)計、按采購年限的資產(chǎn)統(tǒng)計、按類別的資產(chǎn)統(tǒng)計等統(tǒng)計科目。過程管理通過掃描標(biāo)簽更改狀態(tài), 實現(xiàn)資產(chǎn)借用、歸還、出庫、重新入庫 (此時的出庫和入庫必須經(jīng)過第一步的登記入庫, 才能在變更倉庫時使用標(biāo)簽) 、維修登記、擬報廢登記等等管理, 最終形成統(tǒng)計報表。

第四步, 報廢出庫。這是固定資產(chǎn)管理的最終環(huán)節(jié), 當(dāng)一件資產(chǎn)經(jīng)過報廢出庫后, 將不再在任何倉庫中存在, 形式上已經(jīng)消滅了。報廢出庫后, 在系統(tǒng)中將資產(chǎn)信息移動到報廢庫, 方便查詢, 但信息將不能夠再發(fā)生任何變更。報廢出庫也需要依靠標(biāo)簽實現(xiàn), 報廢后回收標(biāo)簽。

在研究的過程中, 我們也發(fā)現(xiàn)了一些問題:

RFID是利用射頻信號對貼有RFID標(biāo)簽的產(chǎn)品進行自動識別, 再通過閱讀器發(fā)送和接收數(shù)據(jù)后處理的技術(shù)。采取RFID技術(shù)可以降低人為操作的錯誤, 是研究項目中最核心的技術(shù)和環(huán)節(jié), 但也必需看到射頻識別標(biāo)簽的成本問題。現(xiàn)階段常用的固定資產(chǎn)多為普通條形碼, 其成本通常只有幾分錢, 而射頻識標(biāo)簽的成本至少也是普通條形碼的十倍甚至更多。在初期建立固定資產(chǎn)管理框架時, 標(biāo)簽的投入相對以往要大得多, 這是否能讓管理層接受, 是我們面臨的第一個問題。

結(jié)合職業(yè)技術(shù)學(xué)院的優(yōu)勢, 將傳統(tǒng)行政管理行為融入專業(yè)問題是管理人員面臨的一大困境;而經(jīng)常發(fā)生的固定資產(chǎn)在倉庫之間的移動也產(chǎn)生了大量的工作。在研究初期, 我們曾提出是否可以運用GPS定位技術(shù), 配合RFID技術(shù), 實現(xiàn)自動記錄資產(chǎn)出入庫、以及資產(chǎn)移動追蹤。但問題在于, GPS對一個點的定位并不是嚴(yán)格意義上的精確, 它受到傳輸延遲、硬件錯誤、信號反射等影響, 會產(chǎn)生誤差, 在某些情況下, 誤差可以達到20%之多, 這對于距離相對較小的倉庫之間的追蹤難以實現(xiàn)。而另一個阻止此技術(shù)實現(xiàn)的困難仍然是GPS芯片及其設(shè)備的成本之高, 也是擁有龐大數(shù)量設(shè)備的單位不可不考慮的。

正如其字面意思, 無形資產(chǎn)是沒有實體的各種軟件類資產(chǎn)。2015年以前, 無形資產(chǎn)的管理是以承載其運行的有形資產(chǎn)如計算機、服務(wù)器等的附加價值實現(xiàn)的, 但近年來無形資產(chǎn)的價值已逐漸增長到大大超過了其運行主體的價值, 再作為附加價值顯然是不合適的。2015之后, 主管部門開始將無形資產(chǎn)單獨劃分一個類別, 但其管理問題卻一直存在。沒有有形實體, 價值又必須單獨計算, 在資產(chǎn)盤點、報廢等環(huán)節(jié)上, 非常容易被忽略, 這也讓其管理成為一個新的難點。

我們的研究目的其中之一是建立與物流管理專業(yè)的建設(shè)和實訓(xùn)課程開發(fā)的聯(lián)系, 但必須看到, 固定資產(chǎn)管理是一個長期的、持續(xù)性的過程, 而高職院校的學(xué)生在校時間只有2~2.5年, 因此, 如何設(shè)計出合理的實訓(xùn)課程, 如何讓此課程得以長期有效地實施, 以及如何讓管理人員參與到專業(yè)教育中, 是我們下一步要思考和解決的。

固定資產(chǎn)管理是一項傳統(tǒng)的、長期的、復(fù)雜的工作, 在這項工作的過程中, 積累了不少困難。我們通過分析困難的具體所在, 積極尋求有效的解決途徑, 取得了一定的成效, 但同時也提出了另一些的問題, 而這些也是必然存在的。在信息化管理、互聯(lián)網(wǎng)+、云系統(tǒng)、甚至機器人即將盛行的時代, 作為管理人員, 必須要提高自身的素質(zhì), 不僅要跳脫出單一的思維, 還需要學(xué)習(xí)新知識, 整合專業(yè)技能, 將行政管理任務(wù)與教育教學(xué)任務(wù)聯(lián)系在一起, 創(chuàng)新管理模式, 推動管理水平的提高。