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電力客戶的檔案記錄了用電客戶和電網企業間供電用電關系建立的全過程,其既是用戶合法權益構成部分,又記載了供電企業把客戶作為核心服務的過程, 電力客戶檔案可以用來分析用電客戶的關鍵需求。 電力客戶的檔案來源于基層供電局電力營銷的網點,因此,科學管理各種動態與分散用電用戶檔案,是供電企業首要任務,進而為用戶提供有效的服務。

某市電力客戶的歷史檔案存量高達幾千頁, 且每年以百分之十左右的速度上漲, 導致客戶檔案的處理方式和電力營銷的管理系統高效應用之間存在分歧, 因此需要對檔案管理的模式進行變革。 在電力客戶的檔案倉儲管理策略基礎上,啟動客戶檔案的倉儲項目與數字化的處理模式,可以盡可能實現客戶變更、報裝等驗收、申報、執行與審批檔案資料的數字化,推動資源的高效利用,進而解決檔案管理過程中長期需求與現實之間的矛盾。

工程建設項目主要包括標準化的子工程、基礎建設、數字化的運作過程與軟件開發四個部分。 構建該市市場和客戶檔案的關鍵部門,構建各供電所客戶檔案的數字管理機構,實行數字化的集中管理;構建檔案業務的實體運營機制,實行規范化與專業化管理。

倉儲處理模式啟用、檔案數字化的管理平臺構建、集中數字處理管理模式啟用在日常運營的成本、人力資源、固定投資的費用、管理成本與場地使用的成本等方面已經取得顯著成效,且產生較好的效益。 例如:傳統模式數字化的檔案管理需要配置125人,集中數字化的檔案管理只需要2 條生產線、配置36 人;庫存租賃的成本上,進行分散處理要庫房1 640 m3,柜1 100 個,集中數字化的管理初期需要庫房500 m3,柜150 個;按照個人薪酬4 500 元月,庫房的租金是45 元/m2,每一年可以節省總費用425 萬元［1］。

電力營銷、電力建設與規劃、電力生產組成電網企業核心的業務鏈,也是構成檔案的主要源頭。 因此,客戶檔案要把為客戶、業務服務作為核心,圍繞檔案利用、檔案實體、檔案存儲與檔案數字化等展開精細化、專業化管理,提高信息數據與檔案的管理效率,確保用戶檔案資料安全,進而為用戶提供優質服務。

應用信息技術與現代化物流的倉儲技術構建檔案的倉儲機構,把檔案管理與業務表單、流程固化至信息體系中,把抽象檔案服務的理念轉變成實際的平臺與工具, 構建新型檔案倉儲的管理機構,合理管理并充分應用營業網點客戶的檔案,更好的為客戶提供服務。

(1)構建檔案倉儲的管理標準系統需要根據檔案倉儲的管理需求進行設立。 按照管理職能可以分成工作標準與管理標準;按照技術進行分析,包括和其他業務的信息體系數據接口、數據利用的服務流程、元數據的管理、數據整理與分類、數據安全的審批權限。 此外,還要針對檔案綜合化信息的系統用戶與檔案管理的崗位,完善檔案的利用標準與服務流程。

(2)構建檔案倉儲的管理標準系統目的是為更好地建立與運營檔案倉儲的管理模式。 建設標準體系可以滿足檔案管理與電力營銷中的各項制度要求,主要涵蓋業務管理與行政考核標準、表單作業等,同時為客戶提供表單、制度、指標與流程的四位一體保障,并對檔案倉儲的管理任務進行細分,確保標準管理的界面與工作職責清晰,進而為新模式的推廣應用打下基礎。

(1)構建以客戶為主導的檔案管理方案與檔案的利用流程。

(2)組建技術的研發團隊, 同時提出合理的建議與意見, 保證客戶檔案的管理系統構建與電力營銷需求、相關標準相符合;組建資深運營隊伍,收集、移交新增的客戶檔案,并實施數字化的整理與處理;組建工程項目專業管理隊伍,實行整個施工過程的管理,全方面了解客戶的需求,及時解決服務過程遇到的問題與困難。

(3)建立集約化、 現代化紙質文檔的儲存倉庫, 便于長時間儲存客戶檔案的實體, 對存量與實體檔案進行數字化的處理與真空包裝,同時為上游客戶提高數據信息的服務［2］。

(1)建設倉儲檔案的管理機構,對檔案合理利用、收集、保管與整理進行統籌兼顧,實現檔案的資源一體化、集約化管理。

(2)為了滿足專業服務與檔案的管理需要,要重視建設檔案綜合化信息的管理平臺與功能用房,完善運營模式、檔案業務與綜合管理工作標準,建立專業服務隊伍。

(3)提供專業培訓規范檔案倉儲管理、運營服務模式。

檔案綜合化管理的平臺, 可以幫助檔案管理工作人員更好地展開日常工作, 能夠支持檔案業務管理與檔案業務操作,例如:全宗卷的管理任務、檔案的數字化加工與基礎數據處理,以及可視化巡檢與檔案的庫房管理等。 此外,檔案的綜合化管理平臺與客戶檔案實際運營的流程比較貼合, 能夠更好地滿足業務需要。

數據的集中化處理過程中, 可以保障檔案數據安全性。 此外,為了提高數據查閱速度,要不斷優化數據儲存的結構。 還要結合檔案制定方案, 也就是利用單點數據的交互方式與檔案管理的執行專線,對數據信息進行加密,同時設立數據庫的自動備份體系,確保數據的安全性與準確性。

總而言之,實現電力用戶檔案的倉儲管理,是新時代發展的必然趨勢,是加強營銷服務、提高市場競爭的前提。 其中,數字化的檔案管理能夠實現本地查閱、協同辦公、執行、快捷申報與批準,在很大程度上提高了檔案查詢的效率;細密分工與流水線作業可提高操作執行力與專業性。 另外,應用數字化方式對檔案進行管理,不僅可以降低管理成本、充分利用資源,而且能保證檔案的安全,有利于提高企業市場競爭力。